Warum die meisten Unternehmen es durch manuelle Angebotserstellung
NICHT (!) schaffen, profitabel zu wachsen,
trotz zahlreicher Anfragen
Und warum dein manueller Angebotsprozess mit Excel, Word & E-Mail genau der Grund dafür ist.
Eine Botschaft von Markus Eichhorn
Automatisierungsberater für mittelständische Unternehmen
Liebe Unternehmerin, lieber Unternehmer,
wenn es dir wie den meisten Betrieben geht, dann kennst du diese Situation vermutlich sehr gut:
Du bekommst regelmäßig Anfragen – von Bestandskunden und/oder neuen Interessenten, über Empfehlungen oder durch Vertrieb, Marketing und Sichtbarkeit. Das Gespräch läuft gut. Der Bedarf ist da. Es passt menschlich.
Eigentlich ist alles bereit. Eigentlich müsste jetzt nur noch das Angebot raus, denn genau in diesem Moment, wird es konkret und verbindlich. Doch wenn aus einer guten Anfrage ein Angebot werden soll – kippt die Stimmung.
Und plötzlich ist alles kompliziert. Die Energie verpufft – und der Auftrag gleich mit.
Diese Symptome sind dir wahrscheinlich vertraut:
- Du suchst manuell Preise und Kalkulationsdaten zusammen – aus Excel-Listen, Ordnern, E-Mails, PDFs oder losen Zetteln - oft unter Zeitdruck
- Du bist ständig auf Kollegen und/oder Partner angewiesen, die dir Einkaufspreise, Zusatzinfos oder Freigaben geben müssen – was oft lange dauert.
- Du rechnest per Hand, kopierst Positionen aus anderen Angeboten und hoffst, dass du nichts vergisst oder falsch überträgst.
- Du verschickst Angebote, bei denen du selbst nicht zu 100% sicher bist, ob du damit Geld verdienst.
- Der Kunde meldet sich nicht zurück – und du weißt nicht, ob es am Preis, an der Verständlichkeit oder an der Geschwindigkeit lag.
- Du kommst nicht dazu, Angebote nachzufassen, weil du direkt mit der nächsten Anfrage beschäftigt bist.
- Du hast keinen Überblick, welche Angebote draußen sind, was abgeschlossen wurde – und woran es bei verlorenen Angeboten gelegen hat.
Und so geht es Woche für Woche weiter.
Vielleicht hast du dir schon mit Vorlagen, CRM-Systemen oder neuen Tools versucht gegenzusteuern, aber am Ende läuft alles wieder über Excel, Word, E-Mail und Bauchgefühl.
Das ist frustrierend und kostet dich nicht nur Aufträge und bares Geld – sondern auch Zeit, Nerven und das Vertrauen deiner Kunden.
Keine Sorge, so geht es den meisten ...
Warum dir mehr Anfragen, mehr Werbung, mehr Sichtbarkeit oder ein größeres Vertriebsteam bisher nicht das gebracht haben, was du dir eigentlich erhofft hast…
Viele Unternehmer glauben, dass sie einfach noch mehr Reichweite, Leads oder Vertriebsaktivität brauchen, um ihre Auftrags- und Ertragslage zu verbessern.
Also richtet sich der Fokus nach außen – auf Marketing, Werbung und Vertrieb. Es wird in Online-Marketing, META-Werbung, Google Ads, LinkedIn-Posts usw. investiert – oder man holt sich Unterstützung im Vertrieb. Manche beauftragen Agenturen. Andere setzen auf neue CRM-Systeme oder weitere Vorlagen.
Nach dem Motto: „Wenn vorne mehr reinkommt, wird hinten schon mehr rauskommen.“
Und wenn es trotzdem nicht besser läuft? Dann liegt es – so glaubt man – am Markt, an den Kunden oder daran, dass die Branche eben schwierig ist. „Das ist halt bei uns nicht so einfach.“
Was dabei oft übersehen wird:
Solange intern alles beim alten „Angebotsprozess“ bleibt, bleibt auch der Engpass – und damit das Ergebnis – genau das gleiche. Egal, wie viele Anfragen du generierst.
Denn wenn am Ende wieder jemand händisch Angebote zusammenbastelst – aus alten Vorlagen, aus dem Bauch, unter Zeitdruck – verpufft das meiste Potenzial, und du bekommst deine PS nicht rechtzeitig auf die Straße, bevor überhaupt ein Auftrag zustande kommt.
Die WAHRHEIT lautet:
Nicht der Markt bremst dich. Nicht der Preis. Nicht der Kunde.
Sondern dein Angebotsprozess.
Denn eigentlich hast du ja schon Anfragen. Manchmal sogar vielleicht mehr, als du auf den ersten Blick verarbeiten kannst. Du investierst in Marketing, baust Sichtbarkeit auf, schaltest Werbung, stärkst den Vertrieb – aber das Ergebnis bleibt hinter den Erwartungen zurück.
Warum? Weil intern alles beim Alten bleibt. Dein Angebot wird immer noch per Hand zusammengesucht, aus Ordnern, Excel, Word, E-Mail, Bauchgefühl und altem Chaos. Jede neue Anfrage zeigt dir nicht, wie gut dein Vertrieb funktioniert – sondern wie schlecht dein Angebotsprozess skaliert.
Und genau deshalb verpuffen viele deiner Anfragen, bevor sie überhaupt die Chance haben, zu einem Auftrag zu werden.
Was du dann spürst:
- Angebote dauern viel zu lange
- Rückfragen häufen sich – weil es an Klarheit fehlt
- Fehler schleichen sich ein – oft unbemerkt
- Die Nachverfolgung bleibt auf der Strecke
- Mitarbeiter drücken sich vor der Angebotserstellung – zu kompliziert, zu fehleranfällig und viel zu zeitaufwändig
- Kunden springen ab – weil andere schneller, klarer, professioneller sind
- Du verlierst den Überblick – und das Vertrauen in dein eigenes System
Das eigentliche Problem ist nicht zu wenig Nachfrage.
Sondern, dass du keinen Prozess hast, der zuverlässig, schnell und wirtschaftlich aus einer Anfrage einen Auftrag macht. Statt Klarheit gibt’s Chaos. Statt Tempo: Verzögerung. Statt System: Bauchgefühl.
Solange du dein Angebot manuell zusammenschraubst, bleibt jeder neue Lead ein Risiko – statt eine Chance. Und wenn du das nicht änderst, passiert Folgendes:
- Du schickst weiterhin Angebote raus, die meistens zu spät ankommen und bei denen du selbst nicht sicher bist, ob sie passen. Du verbrennst Zeit, Geld und Vertrauen.
- Und du merkst irgendwann: Je mehr du oben in dein Vertriebssystem reinkippst, desto weniger kommt unten raus – weil dein Angebotsprozess alles blockiert.
- Wenn du z. B. nicht in der Lage bist, ein Standardangebot in unter 10 Minuten zu verschicken, dann wird es auch in Zukunft schwer, mit dem Wettbewerb mitzuhalten – egal, wie gut deine Leistungen sind oder wie engagiert dein Team ist.
Denn Kunden entscheiden heute in Stunden – nicht in Tagen. Und wer da nicht liefert, ist raus. Punkt.
Die Lösung ist klar:
Nur ein strukturierter, digitaler Angebotsprozess ermöglicht es dir, aus Anfragen zuverlässig Aufträge zu machen.
Schnell, klar, profitabel.
Denn genau hier entscheidet sich, ob der Kunde bei dir kauft – oder bei jemand anderem. Ob du deine Ressourcen nutzt – oder verbrennst. Ob dein Unternehmen wächst – oder im Angebotschaos stecken bleibt.
Dafür braucht es kein IT-Großprojekt, keine komplexe Software und keine neue IT-Abteilung. Sondern einen praxisnahen, klar strukturierten Weg, der zu deinem Arbeitsalltag passt – und dir hilft, aus einem Angebotschaos eine Angebotsmaschine zu machen.
Der Weg zur eigenen Angebotsmaschine – in 7 klaren Schritten:
- Digitaler Angebots-Check (DAC) Wir analysieren gemeinsam, wie reif und effizient dein Angebotsprozess heute ist. Welche Tools nutzt du? Was läuft bereits digital? Wo stockt es und warum? > Und vor allem: Wie soll deine Angebotsmaschine in Zukunft aussehen und was willst du mit ihr erreichen?
- Prozess verstehen & visualisieren Welche Arten von Anfragen gibt es? Wie kommen diese zu dir? Was läuft standardisiert, was individuell? > Wir schaffen einen Überblick und machen alle Engpässe sichtbar.
- Angebotsbausteine & Kalkulation strukturieren Welche Positionen, Regeln und Preislogiken brauchst du wirklich? > Wir ordnen, vereinfachen und zentralisieren damit alles bereitsteht, wenn’s zählt.
- Angebotsprozess systematisieren Wir bauen eine klare Angebotslogik auf: Welche Varianten gibt es? Was darf automatisiert werden und was nicht? > So entsteht ein stabiler Ablauf mit nachvollziehbarer Struktur
- Steuern, überwachen, verbessern Du definierst, was automatisch läuft und wo du bewusst eingreifen willst. > Wir integrieren Auswertungen, Benachrichtigungen und Kontrollpunkte.
- Folgeprozesse nahtlos anbinden Die Angebotsdaten stehen nicht still – sie fließen automatisch weiter in Abrechnung, operative Umsetzung oder Projektsteuerung. Auch das Follow-up lässt sich vorbereiten: z. B. durch automatische E-Mails oder sogar durch einen KI-Agenten, der nachfragt, wenn keine Reaktion kommt. > So verlierst du keine Anfrage mehr aus dem Blick.
- KI & Automatisierung – wenn der Prozess läuft, wird er intelligent Standardanfragen werden erkannt, kalkuliert und verschickt – ganz ohne manuellen Aufwand. > Du wirst vom Angebotsersteller zum Angebots-Steuermann.
Am Ende steht deine schlanke, zuverlässige Angebotsmaschine, die dich und dein Team entlastet, Aufträge schneller gewinnt und dein Unternehmen strategisch voranbringt.
Warum der Angebotsprozess der beste Startpunkt ist:
Wenn dieser Prozess sauber läuft, ist das ein Gewinn für den Vertrieb und die Grundlage für alles, was danach kommt. Denn aus dem Angebot entsteht der Auftrag. Und daraus entstehen Planung, Umsetzung, Abrechnung, Buchhaltung und Service.
Wer seinen Angebotsprozess digitalisiert, schafft damit mehr Umsatz, eine stabile und vor allem skalierbare Grundlage für die Digitalisierung des gesamten Unternehmens.
Bereit endlich voranzukommen?
Der erste Schritt:
Der Digitale Angebots‒Check.
In wenigen Minuten finden wir gemeinsam heraus, wo du stehst und wo dein größtes Potenzial liegt.
Wenn du dich in den letzten Abschnitten wiedererkannt hast – wenn du spürst, dass dein Angebotsprozess täglich Zeit, Energie und Umsatz kostet - und du weißt, dass sich daran etwas ändern muss:
Dann ist jetzt der richtige Moment, um das Thema anzugehen.
Klicke auf den Button, beantworte mir ein paar kurze Fragen und wir analysieren gemeinsam, wie du in wenigen Wochen zur eigenen Angebotsmaschine kommst.
Ich freue mich darauf, dich bald persönlich kennenzulernen.
Automatisierungsberater
Über mich
Markus Eichhorn
Automatisierungsberater
Ich helfe heute mittelständischen Unternehmern dabei, ihren Angebotsprozess in den Griff zu bekommen, weil ich genau weiß, wie es sich anfühlt, stundenlang Angebote zusammenzubauen – und trotzdem keine Rückmeldung zu bekommen. Ich stand selbst an dem Punkt, an dem ich nicht wusste, wie man aus Anfragen zuverlässig Aufträge macht – bis ich das Problem strukturell gelöst habe.
Meine Lösungsbeispiele
Ich weiß aus eigener Erfahrung, wie frustrierend es ist, Angebote auf Zuruf zusammenzubauen – ohne Struktur, ohne Übersicht, ohne echtes Ergebnis.
Heute zeige ich anhand konkreter Lösungsbeispiele, wie ein funktionierender Angebotsprozess aussehen kann: digital, schlank und direkt umsetzbar.
Auch für dein Unternehmen.
© 2025 Eichhorn Marketing Agentur
Diese Website ist kein Teil der Facebook-Website oder von Facebook Inc. Darüber hinaus wird diese Website in keiner Weise von Facebook unterstützt. FACEBOOK ist eine Marke von FACEBOOK, Inc.